初めて社員を採用するとき、「何から準備すればいいのだろう」と迷う経営者も多いのではないでしょうか。
採用すると決めたら、すぐに求人を出すのではなく、まずは採用する目的や任せたい仕事、働き方、人件費などを整理しておくことが大切です。事前の準備ができていないまま採用を進めると、求人を作る段階で条件が決まらなかったり、入社後に仕事をうまく任せられなかったりすることもあります。
この記事では、初めて社員を採用する会社が、求人を出す前に準備しておきたいことを解説します。
初めての採用は「求人を出す前」の準備が大切
初めて社員を採用するときは、「どの求人サイトを使うか」「どうやって応募を集めるか」に目が向きやすくなります。しかし、その前に整理しておきたいのが、採用する目的や入社後に任せる仕事です。
求人を出す前に、少なくとも次のようなことを確認しておきましょう。
- なぜ社員を採用するのか
- どの仕事を任せたいのか
- どのような働き方で採用するのか
- 人件費を継続して支払えるか
- 入社後に仕事を教える時間を確保できるか
これらが曖昧なままでは、求人に何を書くべきかも決めにくくなります。初めての採用では、「どんな人を募集するか」を考える前に、まず会社側が社員を迎える準備を整えることから始めましょう。
採用する目的と任せたい仕事を整理する
採用準備の最初に考えたいのが、「なぜ社員が必要なのか」と「何を任せるのか」です。
「忙しいから人が欲しい」という理由だけでは、入社した社員に何を担当してもらえばよいのかが分かりません。現在、社長が担当している仕事を書き出し、その中から社員に任せたい仕事を整理してみましょう。
たとえば、顧客からの問い合わせ対応を任せたいのか、事務作業を任せたいのか、営業を任せたいのかによって、採用する人に求めるものも変わります。また、現在の仕事を渡すだけでなく、「新しい顧客への対応を増やしたい」「社長が営業に使う時間を増やしたい」など、採用によって実現したいことから考える方法もあります。
この段階では、細かな採用条件まで決める必要はありません。まずは、採用する人が会社の中でどの仕事を担うのかが分かる状態にしておくことが大切です。
任せる仕事をもとに必要なスキルや経験、採用基準を具体的に決める方法については、「採用する人材はどう決める？求める人物像を考えるポイントを解説」で詳しく紹介しています。
採用後の働き方を決めておく
任せる仕事が整理できたら、どのような働き方で採用するのかも考えます。
正社員としてフルタイムで働いてもらうのか、短時間勤務から始めるのか。出社が必要なのか、業務によってはリモートワークもできるのかなど、会社や仕事内容によって適した働き方は異なります。
勤務時間や勤務場所などは、求人を出す際にも必要になる情報です。また、「人手が足りないから正社員を一人採用する」と最初から決めるのではなく、任せたい仕事の量や内容に合った働き方になっているかも確認しましょう。
仕事内容と働き方をセットで考えることで、求人条件も具体的にしやすくなります。
採用にかかる費用と人件費を確認する
社員を採用すると、毎月の給与だけでなく、社会保険料の会社負担分や通勤手当、備品などの費用も発生します。求人媒体や人材紹介会社を利用する場合は、採用活動そのものにも費用がかかります。
採用前には、「採用できるか」だけではなく、入社後も継続して雇用できるかという視点で費用を確認しておきましょう。特に初めての採用では、売上が増えている時期ほど「今なら採用できそう」と判断しやすくなります。
現在の売上だけで考えるのではなく、売上が変動した場合でも人件費を支払い続けられるかを考えておくことが大切です。
入社後に仕事を教えられる状態をつくる
初めて社員を採用する会社では、これまで社長自身が仕事を進めてきたケースも多いでしょう。
その場合、入社した社員に仕事を教えるのも、最初は社長が中心になります。
採用するとすぐに社長の仕事が減るわけではありません。仕事を説明したり、一緒に進めたり、質問に答えたりする時間が必要です。
そのため、採用前に「どの仕事から教えるか」「仕事を教える時間をいつ確保するか」を考えておきましょう。
また、仕事の進め方が社長の頭の中にしかない場合は、必要な資料や顧客情報、基本的な手順などを整理しておくと、入社後の引き継ぎを進めやすくなります。
最初から完璧なマニュアルを作る必要はありません。まずは、新しく入った社員が仕事を始めるために必要な情報を確認しておくことが大切です。
準備ができたら募集方法を決める
採用する目的や仕事内容、働き方などが整理できたら、実際に社員を募集します。
主な募集方法には、ハローワーク、求人サイト、人材紹介会社、知人や社員からの紹介、自社サイトやSNSなどがあります。それぞれ費用や特徴が異なるため、自社の採用予算や募集したい人材に合わせて選びましょう。
初めての採用では、一つの方法に絞らず、複数の募集方法を比較してみるのも一つの方法です。
求人を出す段階では、ここまで整理してきた仕事内容や働き方をもとに、応募者が入社後の仕事をイメージできる情報を伝えていきます。
募集から面接、入社後までを含めた採用全体の流れについては、「初めての採用はどう進める？募集前から入社後までの採用ロードマップ」で紹介しています。
初めての採用は会社側の準備から始めよう
初めての採用では、求人を出すことを急ぐよりも、社員を迎えるための準備をしておくことが大切です。まずは、採用する目的と任せたい仕事を整理し、働き方や人件費、入社後に仕事を教える時間について確認してみましょう。
会社側の準備ができていれば、求人に載せる内容も具体的になり、入社後の仕事も任せやすくなります。そのうえで、任せたい仕事にどのような人が必要なのかを考え、具体的な採用活動へ進んでいきましょう。