初めて社員を採用するときは、求人を出す前の準備から、入社後の受け入れまで順番に進めていくことが大切です。
「人が必要だから」とすぐに募集を始めても、任せる仕事や求める人物像が決まっていなければ、どのような人を採用すればよいのか判断しにくくなります。
また、採用は入社してもらえば終わりではありません。仕事を教え、少しずつ任せながら、社員と一緒に働ける環境を整えていく必要があります。
初めての採用は、次の6つのステップで考えてみましょう。
STEP1 採用する目的と任せる仕事を整理する
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STEP2 任せる仕事から求める人物像を決める
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STEP3 自社に合った方法で募集する
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STEP4 面接・選考で会社と応募者の認識を合わせる
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STEP5 入社後は仕事を教えながら少しずつ任せる
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STEP6 社員と働く環境を整えていく
この記事では、初めて社員を採用する会社に向けて、採用前から入社後までに何をするのか、全体の流れを順番に紹介します。
STEP1｜採用する目的と任せる仕事を整理する
最初に、「なぜ社員を採用するのか」「採用した人に何を任せるのか」を整理します。
ここが決まっていないと、求める人物像や求人条件、募集方法を具体的に考えることができません。まずは、現在の仕事とこれから会社として取り組みたいことを整理し、その中で社員に担ってほしい役割を考えてみましょう。
この段階では、求人を作るための細かな条件まで決める必要はありません。採用する目的と任せる仕事を明確にすることが、これからの採用活動の土台になります。
採用する目的や仕事内容、働き方、人件費、受け入れ体制など、求人を出す前に整理しておきたいことについては、「初めての採用は何から始める？社員を採用する前に準備しておきたいこと」で詳しく解説しています。
なお、「そもそも今、社員を採用するべきなのか」と迷っている場合は、「初めて社員を採用するタイミングとは？創業期の経営者が考えたいポイントを解説」も参考にしてください。
STEP2｜任せる仕事から求める人物像を決める
任せる仕事が決まったら、その仕事を担うためにどのような人が必要なのかを考えます。
経験やスキル、資格などの条件を思いつくまま増やすのではなく、STEP1で決めた仕事を基準に採用条件を整理していきましょう。また、採用時点ですべてを備えている必要があるのか、入社後に身につけられるものなのかによっても、求める条件は変わります。
ここで決めた人物像は、この後の求人作成や面接で採用を判断するときの基準になります。
求める人物像や採用条件を具体的にする方法については、「採用する人材はどう決める？求める人物像を考えるポイントを解説」で詳しく紹介しています。
STEP3｜自社に合った方法で募集する
求める人物像が決まったら、実際に募集を始めます。
社員を募集する方法には、ハローワークや求人サイト、人材紹介会社、知人からの紹介、自社サイトやSNSなどがあります。募集方法を選ぶときは、単に多くの応募を集めることだけを目的にするのではなく、STEP2で決めた人材と出会いやすい方法かどうかを考えることが大切です。
求人では、給与や勤務時間などの条件だけでなく、任せる仕事内容や実際の働き方も伝えます。
応募者が「自分がこの会社で働いたら、どのような仕事をするのか」をイメージできる情報を載せたうえで募集を始めましょう。
STEP4｜面接・選考で会社と応募者の認識を合わせる
応募があったら、面接や選考を通じて採用する人を決めていきます。
この段階では、応募者の経験やスキルを確認するだけでなく、会社側からも仕事内容や期待する役割、働き方などを伝えることが大切です。面接は、会社が応募者を選ぶだけの場ではありません。応募者にとっても、自分がその会社で働くかどうかを判断する機会です。
会社と応募者の双方が入社後の働き方を確認したうえで、採用を判断しましょう。
求人や面接で認識のズレを防ぐためのポイントについては、「採用のミスマッチはなぜ起こる？原因と防ぐためのポイントを解説」で詳しく紹介しています。
STEP5｜入社後は仕事を教えながら少しずつ任せる
採用が決まったら、入社後に仕事を覚えてもらい、少しずつ任せる範囲を広げていきます。
初めての採用では、これまで社長自身が担当してきた仕事を社員に引き継ぐことも多いため、入社したその日からすべてを任せられるわけではありません。最初は一緒に仕事を進めながら仕事内容や判断の仕方を伝え、慣れてきたら一人で担当できる範囲を広げていきましょう。
採用後にスムーズに仕事を任せるためには、採用前から仕事を教える時間や必要な情報を整理しておくことも大切です。
入社後の受け入れに必要な準備については、「初めての採用は何から始める？社員を採用する前に準備しておきたいこと」で詳しく紹介しています。
STEP6｜社員と働く環境を整えていく
社員が仕事を覚えた後も、会社の状況や社員の成長に合わせて働く環境を見直していきます。
仕事に慣れてきたら任せる範囲を広げる。業務が増えてきたら仕事量や役割を確認する。会社の方向性が変わったら、その背景も社員に共有する。
このように、採用後も社員と働く中で必要な調整は続きます。
「採用したときに決めたこと」のままにするのではなく、社員と話しながら仕事の任せ方や働く環境を整えていくことが大切です。
社員が定着しにくくなる原因や、入社後に会社が見直したいポイントについては、「社員が定着しない理由とは？会社が見直したいポイント」で詳しく解説しています。
社員が増えてきたら「採用」から「組織づくり」へ
初めての採用では、社長と社員が直接やり取りしながら仕事を進めることができます。しかし、さらに社員が増えていけば、採用とは別の課題も出てきます。
- 誰がどの仕事を担当するのか
- どこまで自分で判断してよいのか
- 必要な情報をどのように共有するのか
複数の社員で仕事を進めるようになれば、社長が一人ひとりに指示を出す方法だけでは会社を回しにくくなります。社員が増えてきたら、「人を採用すること」から一歩進んで、社員それぞれが役割を持って仕事を進められる組織をつくることも考えていきましょう。
社員が増えた後の組織づくりについては、「組織づくりとは？社員が増えても成長する会社に必要な考え方を解説」で詳しく紹介しています。
初めての採用は全体の流れを確認しながら進めよう
初めての採用では、求人を出す前の準備から、求める人物像の整理、募集、面接、入社後の受け入れまで、いくつもの段階があります。
すべてを一度に決める必要はありません。
まずは自社が今どの段階にいるのかを確認し、そのステップで必要なことから一つずつ進めていきましょう。
採用した後も、社員と実際に働きながら仕事の任せ方や環境を整えていく必要があります。初めての採用を一つの流れとして捉えることで、次に何を考えればよいのかも整理しやすくなります。